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Política de Participação de Irregularidades

 

1. Enquadramento

Nos termos da legislação e regulamentação em vigor aplicável é exigido às instituições financeiras que disponham de meios específicos, independentes e autónomos adequados de receção, tratamento e arquivo das participações de irregularidades, garantindo a confidencialidade da identidade dos denunciantes, dos visados na irregularidade participada e de eventuais terceiros mencionados na participação e impedindo acessos não autorizados.

A presente política visa definir e regular os princípios a observar pelo Banco BPI, S.A. (doravante “Banco BPI”,” Entidade”, “Instituição” ou “Banco”) no âmbito do processo de receção, tratamento e arquivo de participações de irregularidades que, pela sua gravidade, sejam suscetíveis de colocar em situação de desequilíbrio financeiro o Banco BPI, relacionadas com a atuação dos órgãos de Administração ou de Fiscalização do Banco BPI, dos seus Colaboradores, bem como com a sua organização contabilística, e que apresentem indícios sérios de infrações alegadamente cometidas no âmbito da atividade do Banco BPI, nos termos da legislação em vigor aplicável. 

 

2. Âmbito de Aplicação

 

A. Objetivo:

2.1. São enquadráveis nesta Política todas as irregularidades relacionadas com a legislação em vigor no âmbito da atividade do Banco BPI, em especial as que incidam sobre:

i. Factos graves relacionados com a administração, a organização contabilística e a fiscalização interna do Banco BPI; ou 

ii. Indícios sérios de infrações aos deveres a que o Banco se encontra sujeito enquanto instituição de crédito ou intermediário financeiro, designadamente os previstos no Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras e no Código dos Valores Mobiliários.  

2.2. Todas as participações cuja natureza ou conteúdo não se enquadre nos pontos i. e ii. antecedentes não serão tratadas como “Participação de Irregularidades” ao abrigo da presente Política, sendo classificadas e tratadas no âmbito e de acordo com o previsto na Política de Tratamento de Queixas e Reclamações.

 

B. Subjetivo:

2.3. Ao abrigo da presente Política podem participar irregularidades de que tomem conhecimento:

i. Os Colaboradores e os Membros dos Órgãos de Administração e de Fiscalização do Banco BPI (“irregularidades internas”);

ii. Quaisquer outras pessoas (“irregularidades externas”).

2.4. Os Colaboradores que, por força das funções que exerçam no Banco BPI, nomeadamente nas áreas de Auditoria Interna, Gestão de Riscos ou de Compliance, têm o especial dever de comunicar as irregularidades graves de que tomem conhecimento, nos termos e com as salvaguardas estabelecidas na presente Política.  

 

3. Procedimentos de Participação

 

A. Canais de Participação

3.1 A participação de irregularidades internas, cujo funcionamento se encontra regulado pelo Protocolo do Canal de Consultas e Denúncias do Grupo CaixaBank, deve ser realizada através do Canal de Consultas e Denúncias Corporativo, disponibilizado na intranet do Banco BPI.

3.2. A participação de irregularidades externas, cujo funcionamento se encontra regulado pelo Procedimento dos Canais Externos de Participação de Irregularidades do Banco BPI, deve ser realizada por escrito, através dos seguintes canais:

i. Por correio eletrónico, para: comunicações.irregularidades@bancobpi.pt; ou

ii. Por correio postal, para: Avenida Casal Ribeiro 59, 16.º andar, 1049-053 Lisboa.

3.3. Admite-se ainda a participação verbal de irregularidades, devendo, para o efeito, ser solicitado pelo Denunciante o agendamento de uma reunião, que deverá ocorrer com a maior brevidade possível, através dos contactos referidos no ponto 3.2., caso em que se aplicará o Procedimento dos Canais Externos de Participação de Irregularidades do Banco BPI.

3.4 Nos casos em que a irregularidade externa diga respeito a Colaboradores afetos à Direção de Compliance do Banco BPI, a sua participação deverá ser dirigida por escrito à Direção de Auditoria Interna do Banco BPI, a quem caberá o seu tratamento nos termos descritos no ponto 4. da presente Política, através dos seguintes canais:

i. Por correio eletrónico, para: dai.fraude@bancobpi.pt; ou

ii. Por correio postal, para: Avenida Casal Ribeiro, 59, 12º andar, 1049-053, Lisboa.

 

B. Requisitos de Admissibilidade

3.5. A participação de irregularidades internas e externas pode ser realizada de forma nominativa ou anónima.

3.6. Quando a participação de irregularidade interna e externa seja apresentada de forma nominativa e o Denunciante o requeira expressamente, deve ser assegurada a sua transmissão de forma anónima a todos os intervenientes na sua gestão e tratamento.

3.7. Na situação descrita no ponto 2.4., e dada a natureza mediata da tomada de conhecimento do facto/situação participada, as participações terão que ser nominativas, sob pena de não serem admitidas.

3.8. Nos casos em que para proceder às necessárias diligências de averiguação dos factos participados seja necessário a obtenção junto do Denunciante de elementos/informações adicionais, o facto de não ser facultado um endereço postal ou eletrónico de contacto ou sendo facultado o Denunciante não colaborar ou não fornecer a informação solicitada, conduzirá ao arquivamento da irregularidade comunicada.

3.9. Para que a participação de irregularidades internas e externas seja admitida para prosseguimento de diligências de averiguação, deve obedecer aos seguintes critérios:

i. Dizer respeito a conduta irregular/ilícita de Colaboradores, Membros dos Órgãos Sociais do Banco BPI ou de pessoas singulares ou coletivas que, sem terem a classificação de Colaboradores, prestam serviços ao Banco BPI, em nome próprio ou por conta de terceiros;

ii. Não ser apresentada por interposta pessoa;

iii. Ser fundada em indícios/factos concretos e objetivos, sempre que possível, comprovados através de provas documentais, que descrevam com detalhe e clareza a conduta irregular/ilícita praticada, a data em que ocorreu e as pessoas Colaboradores envolvidas;

iv. Não se encontrar sob alçada das instâncias judiciais/policiais;

v. Ser apresentada de boa fé.

3.10. Para efeitos do disposto no número anterior, considera-se que a participação de irregularidades é falsa ou realizada de má fé se é deliberada e manifestamente infundada, ou se falseia a identidade do Denunciante, no caso de não ser anónima, ou se indica factos que não são verdadeiros ou envolvem pessoas que não tiveram relação com os eventos relatados. A apresentação de uma participação nestas condições deverá ser tratada de acordo com as disposições legais e/ou disciplinares em vigor para o efeito, sempre que a gravidade do assunto o justifique. 

 

4. Tratamento das Irregularidades

4.1. Sem prejuízo das competências legais da Comissão de Auditoria, enquanto órgão de fiscalização do Banco BPI, em matéria de participação de irregularidades é atribuída à Direção de Compliance do Banco BPI, em articulação com esta Comissão, a responsabilidade pela gestão e tratamento das irregularidades recebidas ao abrigo da presente Política.

4.2. Sem prejuízo do exposto no número anterior, a gestão das irregularidades internas, é efetuada através do Canal de Consultas e Denúncias, cuja responsabilidade encontra-se delegada na Direção de Compliance do CaixaBank.

4.3. Considerando o exposto nos números anteriores, uma vez recebida uma participação de irregularidades interna ou externa, proceder-se-á ao seu registo, com numeração sequencial, em suporte informático próprio, averiguar-se-á a sua admissibilidade e decidir-se-á, caso se aplique, o procedimento a realizar para investigar os factos participados.

4.4. Analisado o teor da participação de irregularidades interna ou externa, caso seja visado um Colaborador afeto às Funções Essenciais ou que pertença aos Órgãos de Governo do Banco BPI, ou no caso de ser identificado um impacto reputacional, financeiro ou penal significativos (“irregularidades graves”), deverá ser consultada a Comissão de Auditoria, por forma a definir o procedimento a realizar para investigar os factos participados.

4.5. Para investigar os factos participados, poderão realizar-se as diligências de averiguação que se considerem necessárias, incluindo contactar o Denunciante, se este for conhecido, assim como recorrer a outras Direções do Banco que possam contribuir para a respetiva investigação.

4.6. Caso o(s) visado(s) da irregularidade participada tenha(m) uma relação de parentesco ou afinidade com algum Colaborador do Banco interveniente na respetiva gestão, tratamento ou investigação, fica este último impossibilitado de intervir no processo, devendo ser substituído por outro Colaborador que não dependa hierarquicamente do mesmo.

4.7. Quando seja realizada por escrito, será enviada ao Denunciante uma comunicação, no prazo máximo de 7 (sete) dias a contar da respetiva receção, dando nota da admissibilidade/inadmissibilidade da participação, salvo nos casos em que a participação seja anónima e não tenha sido facultado um endereço postal ou eletrónico de contacto.

4.8. De igual modo, caso esta transmissão não coloque em causa as finalidades do procedimento de participação de irregularidades, será transmitida a irregularidade participada ao nível hierárquico superior dos visados na denúncia e, se for caso disso, à respetiva autoridade de supervisão competente.

4.9. Sempre que, no processo de análise e tratamento das irregularidades e da preparação da resposta ao Denunciante ou participação à autoridade de supervisão competente, se suscitarem questões jurídicas, deverá ser consultada a Direção Jurídica do Banco BPI, devendo, para o efeito, sempre que se entenda conveniente, anonimizar os dados sobre a situação em causa. Excetuam-se desta regra as questões relativas a irregularidades em que estejam ou possam estar envolvidos colaboradores da Direção Jurídica do Banco BPI, caso em que se deverá obter apoio jurídico de uma entidade externa competente.

4.10. Concluída a investigação da participação de irregularidade, será elaborado um relatório contendo as medidas adotadas (ou, se for o caso, a justificação para a não adoção de quaisquer medidas), as conclusões e a respetiva fundamentação.

4.11. No caso das participações de irregularidades graves deverá ser dado conhecimento do relatório referido no ponto anterior à Comissão de Auditoria, podendo esta solicitar os esclarecimentos e/ou as diligências adicionais de investigação que entender por convenientes.

4.12. Uma vez decorrido o prazo de 15 (quinze) dias após a conclusão de todas as diligências tendentes à gestão da participação de irregularidade, deverá ser enviada a resposta ao Denunciante, caso este o tenha expressamente requerido.

4.13. Em todo o caso, se no prazo de 3 (três) meses a contar da receção da participação da irregularidade não estiverem concluídas as necessárias diligências de investigação e os atos de gestão que no caso concreto se revelem necessários, informar-se-á o Denunciante (caso seja conhecido) e a Comissão de Auditoria (no caso de irregularidade grave) , da continuação das diligências tendentes à investigação dos factos.

4.14. As participações recebidas, bem como os relatórios a que estas tenham dado lugar, deverão ser conservadas em papel, ou noutro suporte duradouro que permita a respetiva reprodução integral, pelo prazo de 5 (cinco) anos contados desde a data da respetiva receção ou 7 (sete) anos para o caso de participações ao abrigo do artigo 20.º, n.º 5, da Lei n.º 83/2017.

 

5. Proteção do Denunciante

5.1. É expressamente proibido e não será tolerado qualquer tipo de represália (seja qual for a sua forma), retaliação, discriminação ou outro tipo de tratamento injusto, contra o Denunciante e contra os Colaboradores que tenham tido intervenção na investigação de irregularidades.

5.2. Considerando o disposto no número anterior, as participações de irregularidades efetuadas ao abrigo da presente Política não podem, por si só, servir de fundamento à instauração pelo Banco BPI de qualquer procedimento disciplinar, civil ou criminal ou de outras práticas laborais discriminatórias, relativamente ao Denunciante ou aos Colaboradores que tenham tido intervenção na investigação de irregularidades, sem prejuízo do disposto no número seguinte.

5.3. O dever de proteção referido no número anterior será afastado nas situações em que, no decurso das investigações, se venha a concluir que o Denunciante ou os Colaboradores que tenham tido intervenção na investigação de irregularidades:

a) estiveram envolvidos nas irregularidades comunicadas;

b) agiram de má-fé.

5.4. Nas situações descritas no ponto anterior, uma vez ouvidos o Denunciante e os Colaboradores que tenham tido intervenção na investigação de irregularidades, o Banco BPI deverá tratar o assunto de acordo com as disposições legais e/ou disciplinares em vigor para o efeito, sempre que a gravidade do mesmo o justifique.

5.5. No âmbito de uma participação de irregularidades, caso o Denunciante e Denunciado exerçam funções no mesmo local de trabalho, o Banco BPI avaliará a necessidade de adotação de medidas que possibilitem a eliminação desse facto.  

 

6. Confidencialidade e Proteção de Dados Pessoais

6.1. Nos termos da legislação aplicável, é assegurada a confidencialidade da identidade do Denunciante (caso dela haja conhecimento), dos visados na irregularidade participada e de eventuais terceiros mencionados na mesma.

6.2. Para efeitos do disposto no número anterior, a identidade das pessoas referidas apenas será facultada aos Colaboradores envolvidos na investigação dos factos participados e unicamente quando esse dado se revele imprescindível para esse efeito.

6.3. Exceciona-se do disposto no número anterior, a comunicação dos dados pessoais recolhidos no âmbito da participação de irregularidades a autoridades de supervisão ou a autoridades policiais e judiciais, no âmbito do cumprimento de obrigações legais e regulamentares. 

 

7. Relatório Anual

Em cumprimento com a legislação em vigor, a Comissão de Auditoria, em articulação com a Direção de Compliance do Banco BPI e do CaixaBank e com a Direção de Auditoria Interna do Banco BPI, elabora um relatório anual com indicação sumária das participações de irregularidades recebidas e do respetivo processamento, o qual deverá ser submetido ao Banco de Portugal nos termos previstos da regulamentação em vigor.

 

8. Aprovação, Monitorização e Publicação da Política

8.1. É da responsabilidade da Direção de Compliance do Banco BPI, a iniciativa da revisão da presente Política, submetendo ao Conselho de Administração as observações ou propostas de revisão da mesma que considere adequadas.

8.2. A revisão da presente Política deverá ter lugar, pelo menos, a cada três anos, ou sempre que ocorram alterações significativas no quadro legal ou regulatório, na estratégia de negócio ou na estrutura organizacional do Banco.

8.3. A Direção de Auditoria Interna, enquanto terceira linha de defesa, efetua em articulação com a Comissão de Auditoria uma avaliação interna periódica, central e independente da implementação e cumprimento da presente Política, com um alcance que contemple os requisitos previstos na legislação e regulamentação aplicáveis. Os resultados dessa avaliação interna, constam em relatório próprio que inclui as medidas necessárias para corrigir eventuais deficiências detetadas e serão reportados à Comissão de Auditoria.

8.4. Por forma a possibilitar um acompanhamento e monitorização contínuos, a Direção de Compliance do Banco BPI, conjuntamente com a Direção de Compliance do CaixaBank, elaborará, periodicamente, um relatório referente à gestão e tratamento das participações de irregularidades internas e externas recebidas, com especial referência às irregularidades graves, a submeter à Comissão de Auditoria.

8.5. Exceciona-se do disposto no número anterior, o relatório referente à gestão e tratamento das irregularidades referidas no ponto 3.4., que deverá ser submetido, periodicamente, à Comissão de Auditoria pela Direção de Auditoria Interna.

8.6. A presente Política será objeto de publicação na página da internet e intranet do Banco BPI.